Kurzfassung

Ziel dieses Quickstart-Guides ist es, dich bei deinen ersten Schritten in unserem Backend zu begleiten, um dir den Einstieg in die Formunauts App zu erleichtern. Wenn du am Ende des Artikels angekommen bist und jeden Schritt befolgt hast, sollte dem Start deiner Kampagne nichts mehr im Wege stehen. Sollte es trotzdem zu Unklarheiten kommen, schreib uns doch einfach an support@formunauts.com und wir kümmern uns um dein Problem.

Quicklinks

Schritt 1: Log In

Schritt 2: Neues Passwort erstellen

Schritt 3: Standplätze hinterlegen

Schritt 4: Work shifts anlegen

Schritt 5: Fundraiser anlegen

Schritt 6: Teams anlegen

Usertypen: Rollen & Berechtigungen

Schritt 1: Log In

1. Gehe auf https://app.formunauts.com/admin
2. Melde dich mit deinem Admin Account und dem für dich erstellten Passwort an.
3. Willkommen im Backend!
   Hier ist es dir möglich Fundraiser anzulegen, Teams zu erstellen, Statistiken abzuholen, usw... Kurzum: Alles was rundum den Fundraiser geschehen muss um einen geregelten Ablauf zu ermöglichen, geschieht hier.

Schritt 2: Neues Passwort erstellen

1. Bevor es für dich losgeht empfehlen wir, dass du dir ein eigenes, sicheres Passwort erstellst. Ein sicheres Passwort sollte aus mindestens 8 Zeichen bestehen und mindestens ein Sonderzeichen, einen Großbuchstaben und eine Zahl enthalten.
2. Um dein Passwort zu ändern klicke rechts oben im Bild auf deinen Benutzernamen.
3. Klicke nun auf „Passwort ändern“.
4. Jetzt kannst du dein Passwort ändern. Wenn du alle Daten eingegeben hast klicke auf „Mein Passwort ändern“.
5. Dein Passwort wurde nun geändert. Klicke jetzt links oben auf „Home“ und fahre mit dem folgenden Schritt 3 „Standplätze hinterlegen“ fort.

Schritt 3: Standplätze hinterlegen

1. Im ersten Schritt geht es erst einmal darum Standplätze zu hinterlegen. Klicke dazu unter „Standplätze“ auf „Standplätze“. Sollten keine Standplätze benötigt werden, kannst du Schritt 3 überspringen und gleich mit "Schritt 4: Work shifts anlegen" fortfahren.
2. Klicke nun auf den Button „Standplatz hinzufügen“ rechts oben im Bild.
3. Nun kannst du den gewünschten Namen und einen Code des Standplatzes eingeben.
4. Wenn du alle Daten eingegeben hast drücke nun auf „Sichern und weitere hinzufügen“ und wiederhole die Punkte 2-4 bis du alle benötigten Standplätze, für alle Kampagnen hinzugefügt hast.
5. Klicke nun wieder links oben im Eck auf „Home“ um auf die Startseite zu gelangen.

Schritt 4: Work shifts anlegen

1. In diesem Schritt geht es darum Work shifts anzulegen. Gehe dazu einfach unter „Einstellungen“ auf „Work shifts“.
2. Klicke nun rechts oben im Bild auf den Button „work shift hinzufügen“.
3. Gib nun ein wann die Arbeitsschicht beginnen und wann sie enden soll. Unter „Label“ kannst du die work shift benennen (z.B.: „Halbtag Vormittag“). Hinterlege auch eine Wertigkeit unter „Weight“. Diese ist notwendig um den Einheitenschnitt der Fundraiser später unverfälscht berechnen zu können (siehe Beipiel).
4. Klicke nun auf „Sichern und weitere hinzufügen“ und wiederhole die Punkte 2-4 bis du alle Schichten eingetragen hast. Wenn du alle benötigten work shifts eingetragen hast gehe zurück auf die Startseite. Klicke dazu wieder links oben im Eck auf „Home“. 

Solltest du noch Fragen zum Work shift-Feature haben, wirf doch einen Blick auf den zugehörigen Artikel Work shifts in unserem Helpcenter.

Beispiel:
Eine Halbtagesschicht im Unternehmen X dauert 6 Stunden, ein Ganztag 10 Stunden. Da ein Halbtag nicht genau der Hälfte eines Ganztages entspricht sondern 60% des Ganztages, hinterlegt Unternehmen X bei der Schicht Halbtag einfach das „Weight“ 0.6 und bei der Schicht Ganztag das „Weight“ 1. Dadurch kann der Durchschnitt an geschriebenen Förderern pro Schicht nun richtig berechnet werden. Bitte beachte, dass als Komma ein "." eingegeben werden muss.

Schritt 5: Fundraiser anlegen

1. Jetzt geht es erst einmal darum FundraiserInnen anzulegen. Jeder deiner MitarbeiterInnen braucht einen eigenen Fundraiser-Account, denn nur über diesen kann später das Formular aufgerufen werden. Um einen Fundraiser- Account anzulegen drücke unter „Mitarbeiterverwaltung“ auf „Fundraiser“.
2. Drücke nun rechts oben im Bild auf den Button „Fundraiser hinzufügen“.
3. Fügen nun alle Daten ein und lade ein Foto hoch. Wichtig ist vor allem die E-Mailadresse, denn über diese bekommt der/die FundraiserIn sein/ihr von uns generiertes Passwort zugeschickt. Vor jede Fundraisernummer wird von uns ein 3 stelliger Code gestellt. Dieser ist für dich uninteressant, ist aber für die Benutzernamen der FundraiserInnen ausschlaggebend. Unter „Status“ legst du fest ob dein/e FundraiserIn als TeamleiterIn und/oder als Coach eingesetzt werden darf. Die Felder „Language“ und „SextAnt vendor ID“  unter „Sonstiges“ können ignoriert werden. 
   Achtung: Du brauchst mindestens eine Person die als TeamleiterIn eingesetzt werden kann! Jedes Team braucht eine/n TeamleiterIn. Coaches sind optional.
4. Drücke nun, wenn du alle Daten eingetragen hast, auf den Button „Sichern und weitere hinzufügen“ und wiederhole Punkt 3 so lange bis du alle deine MitarbeiterInnen angelegt hast.
5. Wenn du deine/n letzte/n FundraiserIn angelegt hast, solltest du nun eine Auflistung aller angelegten FundraiserInnen sehen. Hier kannst du deine FundraiserInnen aktiv/inaktiv stellen, um nach aktiven/inaktiven FundraiserInnen filtern zu können. Dieses Feature erleichtert dir später die Teameinteilungen.
   Auch die Teamleiter/Coach Funktion kann hier nachträglich gegeben/entzogen werden. Klicke dazu einfach in die Kästchen und dann auf den Button „Sichern“ rechts unten im Bild.
   Um eine/n FundraiserIn nachträglich zu editieren, musst du lediglich auf das Bild des/r jeweiligen FundraiserIn drücken, die gewünschten Änderungen vornehmen und „sichern“. Hier kannst du auch sehen wann der Fundraiser-Account erstellt und wann das letzte Mal geändert wurde. Es ist nicht möglich eine/n FundraiserIn zu löschen.

Solltest du noch Fragen zum Anlegen oder Bearbeiten von Fundraisern haben, wirf doch einen Blick auf den zugehörigen Artikel Mitarbeiterverwaltung-Fundraiser in unserem Helpcenter.

Schritt 6: Teams anlegen

In diesem Schritt geht es darum Teams anzulegen. Den Teams werden später FundraiserInnen zugeordnet.

1. Um ein Team anzulegen klicke unter „Mitarbeiterverwaltung“ auf „Teams“. Du befindest dich nun auf der Team Übersicht, hier werden dir entweder alle Teams angezeigt die dir zugewiesen wurden oder die du angelegt hast. Klicke rechts oben auf den Button „Team hinzufügen“ um ein neues Team anzulegen.

2. Wähle nun unter „Campaign“ die Kampagne aus, für die dein Team später unterwegs sein soll.

3. Wähle nun im Feld „Leader“ eine/n deiner FundraiserInnen aus dem/der du die Berechtigung gegeben hast TeamleiterIn zu sein. Du kannst natürlich auch einfach den Namen in das Textfeld eingeben und dir werden Vorschläge angezeigt aus denen du wählen kannst. Der/Die LeaderIn eines Teams hat die Möglichkeit sowohl die Ergebnisse des gesamten Teams, als auch die Ergebnisse jedes/r einzelnen FundraiserIn im Team anzusehen.

4. Wähle nun, wenn gewünscht, unter Coach eine/n FundraiserIn aus der/die die Berechtigung hat Coach zu sein. Ein Coach kann mehrere Teams zugeteilt werden, er hat Einsicht in deren Statistiken und scheint in den Reporten auf. Solltest du Coaches einsetzen wollen lies dir bitte etwas weiter unten unter "Usertypen: Rollen & Berechtigungen" den Eintrag „Coach-Account“ durch.

5. Durch die Auswahl des Team Leaders wurde deinem Team bereits ein Beispiel Teamname gegeben, du kannst diesen natürlich löschen und ihn beliebig abändern.

6. Unter „Teamtyp“ wählst du aus ob dein Team später eine Door to Door- oder eine Infostandkampagne durchführen soll.

7. Unter „Kampagnentyp“ wählst du aus ob dein Team Teil einer Städtekampagne ist, oder ob es ein Reiseteam ist.

8. Nun geht es darum einen Zeitraum festzulegen in welchem das Team aktiv sein soll. FundraiserInnen können täglich hinzugefügt beziehungsweise entfernt werden. Um zu verhindern, dass die Team Statistiken erst geclustert werden müssen, empfehlen wir daher die Teams für denselben Zeitraum anzulegen der für eure Leistungskennzahlen/Key Performance Indicator relevant ist. Arbeitet ihr also mit Statistiken auf wöchentlicher Basis empfehlen wir die Teams ebenfalls für den Zeitraum von einer Woche anzulegen. Wenn der Zeitraum eines Teams ausläuft kann er in denselben Feldern einfach geändert werden.

9. Unter „Tags“ ist es möglich Schlüsselwörter zu hinterlegen. Gib dafür einfach das Wort ein, dass du hinterlegen möchtest und tippe dann einen Beistrich “,“ ein. Nun ist der Tag hinterlegt. Du kannst beliebig viele Tags hinterlegen.

10. Jedes Team kann ein „Teamziel“ erhalten. Wähle dafür einfach eine Zieleinheit aus und lege das Ziel fest.

11. Assistant coaches können optional hinzugefügt werden, diese können die Ergebnisse des Teams einsehen und auch Förderer schreiben, werden jedoch nicht auf den Reports angezeigt.

12. Jetzt geht es darum dem Team FundraiserInnen und work shifts zuzuordnen. Nur wenn ein/e FundraiserIn eine work shift in einem aktiven Team hat, kann er/sie das Spendenformular an diesem Tag aufrufen. Klicke deswegen auf „fundraiser work shift hinzufügen“.

    Achtung: Auch dem/r TeamleiterIn muss eine work shift zugeordnet werden. Es reicht nicht ihn/sie als TeamleiterIn einzutragen.

13. Nun kannst du mit der Lupe eine/n FundraiserIn auswählen und ihm/ihr eine vorher angelegte work shift an einem von dir gewünschten Tag zuweisen.

14. Klicke auf „Sichern und weitere hinzufügen“ und wiederhole Schritt 12 bis du allen FundraiserInnen des Teams eine work shift zugewiesen hast.

15. Unter „Mitarbeiterverwaltung“, „Teams“ auf der Startseite findest du jetzt alle angelegten Teams aufgelistet. Klicke nun auf das Bild (thumbnail) eines Teams.

16. Hier kannst du nun Änderungen am Team vornehmen. Außerdem kannst du bei der Dauer des Teams jetzt „Prolong work shifts automatically“ aktivieren. Klicke dafür einfach in das kleine Kästchen. Nun werden die work shifts deines Teams am Ende jedes Tages automatisch für den nächsten Tag neu generiert und abgespeichert.

17. Unter „Standplätze“ kannst du deinem Team nun Standplätze hinterlegen. Klicke dafür einfach auf die blaue Leiste.

18. Jetzt kannst du auswählen welche Standplätze für das Team relevant sind. Sobald Standplätze hinterlegt sind muss der Fundraiser am Formular auswählen an welchem Standplatz er/sie sich gerade befindet.

19. Rechts über den Fundraiser work shifts hast du jetzt auch einen Button „Vom Vortag übernehmen“. Damit kannst du die work shifts vom Vortag manuell für den heutigen Werktag übernehmen.

20. Klicke nun, nachdem du alle gewünschten Änderungen vorgenommen hast, auf den Button „sichern“.

Solltest du noch Fragen zum Erstellen oder Bearbeiten von Teams haben, wirf doch einen Blick auf den zugehörigen Artikel Team Setup in unserem Helpcenter.

Usertypen: Rollen & Berechtigungen

Prinzipiell gibt es für Kampagnen 4 Usertypen die unterschiedliche Rollen & Berechtigungen haben:

• Der Admin- Account

Admin Accounts haben als einziger Benutzertyp Zugriff auf das komplette Backend, also auf das was du siehst. Hier können Fundraiser-, Teamleader- und Coachaccounts erstellt werden. Alles was für einen geregelten Ablauf rund um die FundraiserInnen notwendig ist geschieht ebenfalls hier.

• Der Fundraiser- Account

Wenn ein Admin eine/n FundraiserIn hinzufügt, wird automatisch ein neuer Fundraiser-Account erstellt. An die hinterlegte E-Mail Adresse wird ein Passwort zugeschickt mit dem sich der/die FundraiserIn einloggen kann.

Sobald er/sie eine work shift in einem Team hinterlegt hat, kann er an dem Tag der work shift das Spendenformular aufrufen. Außerdem haben FundraiserInnen Zugang  zu ihrem Dashboard. Dieses zeigt ihm/ihr die wichtigsten Daten auf einen Blick an. 

• Der Teamleader- Account

Ein Teamleader- Account ist im Prinzip dasselbe wie ein Fundraiser- Account mit dem einzigen Unterschied, dass er/sie auch als TeamleaderIn eingetragen werden kann und dadurch nicht nur sein/ihr eigenes Dashboard sehen kann, sondern auch das des gesamten Teams und die Dashboards der einzelnen FundraiserInnen seines/ihres Teams.

• Der Coach- Account

Der Coach- Account ist prinzipiell dasselbe wie ein Teamleader- Account, allerdings kann ein Coach mehrere Teams betreuen und steht damit eine Ebene über dem Teamleader. Ein Coach hat immer Zugriff auf das Formular, auch wenn er/sie keine work shift hinterlegt hat. Außerdem hat ein Coach Zugriff auf die Dashboards von jedem Team dem er/sie zugeteilt wurde und auf die Dashboards der einzelnen FundraiserInnen & TeamleaderInnen der zugewiesenen Teams.

Solltest du noch Fragen zu Benutzertypen und deren Berechtigungen haben, wirf doch einen Blick auf den zugehörigen Artikel Benutzer Typen in unserem Helpcenter.