Über die Formunauts-App versandte E-Mails

Das Anlegen eines neuen Fundraiser-Accounts, automatisch generierte Leistungsreporte und erreichte Achievements - all das  kann den Versand von E-Mails auslösen. Wir haben eine Liste der verschiedenen automatisierten E-mails in unserem System zusammengestellt, damit ihr euch einen Überblick verschaffen könnt.

E-Mails an Spender*innen

Willkommens-E-Mail mit PDF-Mandat

Sobald eine Spendendatensatz erfolgreich in unser System hochgeladen wurde, wird die Willkommens-Mail an Spender*innen versandt.

Ihr könnt ein Header-Bild und den Inhalt definieren und sogar das HTML-Design dieser E-Mails maßgeblich beeinflussen. Außerdem können individuelle Texte an die Spender*innen definiert werden, je nachdem was im Formular ausgewählt wurde. So können z.B. Spender*innen die regelmäßig monatlich spenden einen anderen Text bekommen, als solche die eine Einmalspende machen möchten.
Die PDFs werden größtenteils automatisch erstellt, aber ihr könnt uns auch zusätzliche Texte und Bilder schicken, die wir dann für euch einfügen.

Wenn ihr die Welcome-Mail, die nach der Spende an eure Unterstützer*innen geht, testen wollt, könnt ihr entweder eine Testspende mit eurer E-Mail-Adresse ausfüllen oder uns eine Nachricht an support@formunauts.at zusenden, und wir leiten euch die E-Mail direkt weiter.

E-Mails an Fundraiser*innen

Willkommens-E-Mail für neu angelegte Benutzer*innen

Wenn ihr zum ersten Mal einen Account für eure Fundraiser*innen anlegt, erhalten diese eine E-Mail, die sie in der App willkommen heißt und sie über ihr Passwort und Usernamen informiert. Die E-Mail ist für alle dieselbe, unabhängig davon, ob der Fundraiser auch ein Teamleiter oder Trainer ist.

Um das zu testen, erstellt euch einfach einen "Fundraiser"-Benutzer mit eurer E-Mail Adresse.

Wöchentliche Reports

Ihr könnt entscheiden, ob ihr euren Fundraiser*innen automatische Berichte zukommen lassen wollt, die aus deren Statistiken der letzten Woche erstellt werden. Die angezeigten Werte stammen aus den Widgets, die auf dem Fundraiser-Dashboard angezeigt werden. Ihr könnt jedoch auch entscheiden, welche von den Widgets aus dem Dashboard, auch im Bericht angezeigt werden sollen

E-Mails an Recruiter*innen

Willkommensmail als "Jobscout"

Wenn ihr das erste Mal einen "Jobscout"-Zugang für jemanden erstellt, werden sie eine E-Mail bekommen, die sie in der App willkommen heißt und ihnen ihr Passwort mitteilt. Dieses E-Mail ist für alle dasselbe. Um das zu testen, erstellt euch einfach einen "Jobscout"-Benutzer mit eurer E-Mail Adresse.

Benachrichtigung über eine neue Bewerbung

Wenn eine neue Bewerbung in unser System hochgeladen wurden, erhalten die Bewerber*innen eine Wilkommens-Mail, die (ähnlich wie oben erwähnte Mail für Spender*innen) nach euren Wünschen angepasst werden kann und sämtliche Infos rund um ihre Bewerbung enthalten sollte. 
Gleichzeitig erhalten auch Recruiter*innen eine Mail mit den Bewerbungsdetails.

Wenn ihr die E-Mail, die an eure Bewerber*innen geschickt wird, testen wollt, könnt ihr entweder eine Testbewerbung ausfüllen oder uns eine Nachricht an support@formunauts.at schicken und wir leiten euch die E-Mail direkt weiter.

Hinweis vor der Anonymisierung

Die Headrecruiter*innen erhalten einen Hinweis per E-Mail mit einer Liste aller exportierten Bewerbungen, sieben Tage bevor diese automatisch anonymisiert werden. Die Liste wird jeden Montag um 6.00 Uhr morgens erstellt und versandt.

E-Mails an Teamleiter und/oder Coaches

Gamification Achievement freigeschaltet

Wir können E-Mail-Empfänger*innen hinzufügen, die Benachrichtigungen erhalten, wenn bestimmte Achievements durch Fundraiser*innen freigeschaltet wurden.

E-Mails an Administrator*innen

Benachrichtigung über einen neuen verfügbaren CSV-Export

Administrator*innen können jeden Montag eine E-Mail mit einem Download-Link für die Statistik der folgenden Punkte erhalten:

• Die Ergebnisse aller Fundraiser*innen, Teams und Kampagnen, die in der Vorwoche eine Arbeitsschicht hatten.
• Alle Teamberichte
• Details zu Spender*innen und Unterstützer*innen

Gamification Achievement freigeschalten

Neben den Coaches können auch Administrator*innen Benachrichtigungen erhalten, wenn Fundraiser*innen ein bestimmtes Achievement erreicht haben.

Spender*innen Exporte

Wenn ihr mehrere PDFs (oder mehrere Spenden im CSV/XLSX-Format) über die Verwaltungsoberfläche herunterladen wollt, werden diese von unserem Server generiert und euch dann über einen Downloadlink per Mail zu Verfügung gestellt.

Hinweis vor der Anonymisierung

Kundenadministrator*innen erhalten eine Vorwarnung per E-Mail mit einer Liste aller Spenden, Petitionen und Bewerbungen, die exportiert wurden, sieben Tage bevor sie automatisch anonymisiert werden. Die Liste wird jeden Montag um 6 Uhr morgens erstellt und versandt.

Auch die Head Recruiter*innen erhalten diese Nachrichten.

Hinweis, wenn der Nummernbereich zu Ende geht

Es wird eine Warn-E-Mail an alle Kundenadministrator*innen verschickt, wenn in einer Kampagne fast keine verfügbaren Formularnummern mehr vorhanden sind. Die Warn-E-Mail wird verschickt, wenn nur noch 20%, 15%, 10%, 5%, 3%, 2%, 1% der verfügbaren Adressen zur Verfügung stehen. Wenn sie zur Neige gehen, wird die Formunauts-App automatisch neue Formularnummern zuweisen, die vom Formunauts-System generiert werden. Diese werden nicht mit eurem Nummernkreis übereinstimmen, aber sie stellen sicher, dass eure Spenden hochgeladen werden können und eine eindeutige ID haben.

Solltet ihr so eine Mail erhalten, meldet euch bei unserem Customer Care Team (support@formunauts.com), damit sie die nötigen Einstellungen in der Kampagne hinterlegen können.

Andere E-Mails

Schreibt unserem Customer Care Team von der App aus

Wenn Fundraiser*innen technische Probleme haben oder etwas nicht wie vorgesehen funktioniert, sollten sie sich immer an ihren Coach oder deren Backoffice-Team wenden. Allerdings können sie sich auch direkt über die App an uns wenden. Alles was sie dafür tun müssen, ist auf ihr Profilbild zu klicken und "Hilfe" zu wählen, sowie das kurze Kontaktformular auszufüllen. Daraufhin wird eine E-Mail an das Formunauts-Supportteam gesendet. Wenn ihr, als Fundraiser*innen, diese Funktion nutzt, stellt bitte sicher, dass ihr euer Problem so gut wie möglich beschreibt, damit wir euch so rasch wie möglich helfen können.

Passwort Reset

Es kann immer passieren, dass ein Passwort vergessen wird. Für Fundraiser*innen haben wir unten auf der Anmelde-Seite einen Link mit der Aufschrift "Passwort vergessen" eingefügt.
Sollten Administratoren ihre Passwörter vergessen haben, wendet euch bitte an support@formunauts.at

Petitionen oder Bewerbungen ohne einem Team

Wenn eine Petition oder eine Bewerbung ohne Team hochgeladen wurde (dies ist nur möglich, wenn sie von Coaches erstellt wurde), erhalten wir vom Formunauts Support eine E-Mail, um den Datensatz im Backend zu überprüfen und euch zu informieren. Dies ist nur eine Vorsichtsmaßnahme, um sicherzustellen, dass ihr nichts von beidem verliert.

Staffcloud-Importfehler

Wenn beim StaffCloud-Import ein Fehler auftritt, wird eine E-Mail gesendet. Die E-Mail-Adressen, an die die Benachrichtigung gesendet wird, kann vom Customer Care Team von Formunauts in eurem Kundenkonto konfiguriert werden.

Automatischer Import/Export

Wenn ein automatischer Im- oder Export aufgesetzt ist, können ebenfalls Empfänger hinzugefügt werden, welche über den erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Prozess informiert werden.