Willkommen in der Spendenübersicht: Hier kannst du dir ganz schnell und einfach einen Überblick über deine Spenden schaffen. Durch Filteroption und Download/Exportoptionen ist die Datenweitergabe und das Managen der Daten ganz einfach.
Navigation:
Grundlagen
- Um eine Spende zu bearbeiten, klicke einfach auf die Spenden-ID, führe die gewünschten Änderungen aus und speichere diese mit einem Klick auf "Sichern" rechts unten ab
- Um Aktionen mit einer (oder mehreren) Spende/n durchzuführen, markiere sie, indem du das Kästchen links daneben anhakst.
Tipp: Nutze das Rechteck neben "Formularnummer" um alle Spenden gleichzeitig zu markieren. Es werden dabei allerdings nur die Spenden der ersten Seite markiert!! (=100 Spenden)
Um alle Spenden auszuwählen Tippe unten in der Leiste auf "Alle xxx Spenden auswählen"
Dropdownmenü
Sobald du Spenden ausgewählt hast, kannst du eine der folgenden Aktionen ausführen. Nutze dazu das Drop-Down Menü links unten:
Lösche ausgewählte Spenden
Diese Aktion löscht alle ausgewählten Spenden. Bevor die Spenden gelöscht werden, geschieht ein Bestätigungsschritt, in dem alle zu den einzelnen Spenden zugehörigen Daten (Arbeitsschichten, ect.) aufscheinen. Wenn du die Spenden wirklich löschen willst, bestätige mit „LÖSCHEN“.
Change Status
Wenn das Feature "Dataflow Module" verwendet wird, kann zwischen mehreren Status entschieden werden (failed > cancelled > stopped > held > call > c-approved > approved > live). Diese werden automatisch durch Prozesse oder auch manuell wie hier zugewiesen.
Für genauere Infos zum "Dataflow Module" schau hier vorbei: Spenden-Status & Workflows
Als PDF runterladen
Erstellt ein downloadbares Archiv von Spenden-PDFs für die ausgewählten Spenden. Wenn das Archiv erstellt wird, bekommst du den Download-Link per E-Mail zugestellt. Möchtest du die PDFs herunterladen, achte bitte darauf, dass du mit dem User angemeldet bist, der auch das Archiv erstellt hat.
Als CSV runterladen
Startet den Download eines csv-Files mit allen Spendendaten der ausgewählten Spenden.
Vor dem Download wirst du noch gefragt, ob du die Spende als exportiert markieren willst, bei "Ja" wird der Anonymisierungsprozess der Spende gestartet.
Für die nächsten 7 Tage ist sie noch bearbeitbar. Nach diesen 7 Tage kann sie noch 30 Tage ohne Bearbeitungsmöglichkeit angeschaut werden -> danach wird sie anonymisiert.
Download als XLSX
Startet den Download eines Excel-Files mit allen Spendendaten der ausgewählten Spenden.
Vor dem Download wirst du noch gefragt, ob du die Spende als exportiert markieren willst, bei "Ja" wird der Anonymisierungsprozess der Spende gestartet.
Für die nächsten 7 Tage ist sie noch bearbeitbar. Nach diesen 7 Tage kann sie noch 30 Tage ohne Bearbeitungsmöglichkeit angeschaut werden -> danach wird sie anonymisiert.
Markiere Spenden für die Abholung via Daten API
Wenn du unsere Rest-API nutzt, um die Spenden in dein CRM zu laden, gibt diese Aktion die Daten zur Abholung frei.
Zusätzlich werden Spenden mit dieser Option zur Anonymisierung freigegeben. Für die nächsten 30 Tage sind sie nicht mehr bearbeitbar, nach diesen 30 Tagen werden sie komplett anonymisiert.
Genauere Infos über unsere API findest du hier: API Dokumentation
Wichtig: Spenden mit Status "Held" können nicht für die API freigegeben werden.
Markierte Spenden für Abholung via API zurücknehmen
Ist ein Fehler übersehen worden - der noch geändert gehört in der Spende - aber die Daten sind schon für die API freigegeben? Hier gibt es eine Zusatzberechtigung, welche "Freigabe für die Datenschnittstelle zurücknehmen" heißt. Diese Option ist nicht für alle Benutzer möglich und muss bei unserem Supportteam angefragt werden. Melde dich gerne unter support@formunauts.com.
Filter
Um genau die richtige Spende oder richtigen Spenden zu finden die du suchst, gibt es eine Menge an Filtern, die dir dabei helfen. Dazu ist graue Leiste ganz am rechten Rand da.
Fundraiser:in/Kampagne/Team/Start- und Enddatum
Hier hast du die Möglichkeit nach bestimmten Fundraiser:innen, Teams und Kampagnen zu filtern. Weiteres gibt es natürlich auch einen Zeitfilter, um nach einem bestimmten Zeitraum oder Tag zu filtern.
Retrieval Status
Der "Retrieval Status" bezieht sich auf die API, auf dir wir vorher schon eingegangen sind. Es ist möglich nach "freigegebenen" und "nicht freigegebenen" Spenden zu filtern.
Bei "Abholung bestätigt" wurde vom verwendeten CRM rückbestätigt, dass die Spenden richtig übertragen wurden.
Bei "Abholungsfehler" findest du alle Spenden, bei denen es einen Error beim Export/Import ins CRM gab. Hier nochmal genau nachschauen, was passiert ist.
Has been Exported
Dieser Filter bezieht sich auf PDF Downloads :
- exported as PDF
- not exported as PDF
Auf den XLSX,CSV Download / automatischen XLSX, CSV Export:
- exported to charity
- not exported to charity
und auf einen möglichen Callcenterexport:
- exported to callcenter
- not exported to callcenter
Nach Exported to Charity
Natürlich ist es auch hier möglich, nach einem bestimmten Zeitraum zu filtern, wann die Spenden per XLSX, CSV downgeloadet oder exportiert wurden.
Tipp: Ab dem "Exported Datum" wird der Anonymisierungsprozess ausgelöst. Schaue hier, wie lang deine Daten noch zur Verfügung stehen.
Has been Imported
Nach Exports muss es natürlich auch wieder Imports geben.
Checke deine Callcenter Imports unter:
- imported from callcenter
- not imported from callcenter
Auch Abrechnungen der Spenden können importiert werden:
- imported as billed to agency (Agentur)
- not imported as billed to agency (Agentur)
- imported as billed to charity (Organisation)
- not imported as billed to charity (Organisation)
Mailjet Status
Mailjet wird bei uns für das Versenden von Willkommensmails und auch allen anderen Mails genutzt.
In diesem Filter geht es um das Versenden und Empfangen der Willkommensmails bei den Spender:innen.
Schaue hier, ob deine Willkommensmail wirklich aufgemacht wird, von Spender:innen oder von dem Mailprovider (Yahoo, Google etc.) abgefangen und "gebounced" wird.
Tipp: Wenn das oft passiert, hilft meistens eine weitere Verifizierung, dazu schau gerne hier vorbei: SPF & DKIM Authentifizierung
Rückruf erfolgreich
Verwendest du einen Callcenter Export/Import? Schau hier, wie viele/welche Spender:innen wirklich erreicht wurden.
Payment Method
Filtere hier auf die verschiedenen Zahlungsmethoden deiner Kampagnen.
Wir haben so viele verschiedene Zahlungsmethoden, dass ich sie leider hier nicht in einen Screenshot bekomme 🚀 Schau gerne selbst im Drop-Down nach!
Payment Interval
Filtere hier auf die verschiedenen Zahlungsintervalle deiner Spenden.
Es sind auch mehr auf einmal möglich!
Tipp: Bei Windows wähle "Strg"+ Klick, um mehre Intervalle auszuwählen. Nutze die gleiche Tastenkombination, um Intervalle auch wieder abzuwählen!
Raisenow Status
Nutzt du eine Raisenow Verbindung? (Online Zahlungsmethoden: Kreditkarte, Google Pay, Apple Pay) Schaue hier, ob deine Spenden erfolgreich waren und welche nicht.
is self checkout
Nutzt du Self-Checkout (Spende wird am Gerät der Spender:in abgeschlossen) als Zahlungsoption am Formular?
SCO: Spende, bei welcher von der Spender:in nur die Unterschrift am eigenen Gerät eingetragen wurde (Zahlungsdaten bereits am Tablet mit Fundraiser:in)
SCO Payment: Spende, bei welcher Zahlungsdaten und Unterschrift von der Spender:in selbst ausgefüllt wurden, auf deren eigenem Gerät
Status
Bei dem aktiven Feature "Dataflow Module" kann zwischen verschiedenen Status für die Spenden entschiedenen werden, durch automatisch aufgesetzte Kriterien oder auch manuell.
Stauts: failed > cancelled > stopped > held > call > c-approved > approved > live
Hier kannst du nach den einzelnen Status filtern.
Tipp: Bei Windows wähle "Strg"+ Klick, um mehre Intervalle auszuwählen. Nutze die gleiche Tastenkombination, um Intervalle auch wieder abzuwählen!
Für mehr Infos zum Dataflow Module schaue hier nach: Spenden-Status & Workflows
Status Reason
Status Reason hängt mit dem Status zusammen und gibt weitere Informationen, warum die Spende auf einem bestimmten Status ist.
Status Reasons werden oft bei Imports von Callcenter genutzt, um die Spende auch in Formunaut System zu updaten und schnell einen Überblick der Gründe zu geben.
Quality Check
Hier siehst du, ob die Spende alle Quality Checks, die für die Kampagne aktiviert sind, geschafft hat.
Wenn alle Quality Checks erfolgreich waren, ist die Wahrscheinlichkeit viel Höher, dass die Spende abgebucht werden kann und die:der Spender:in wirklich dabei bleibt (da alle Daten korrekt sind).
Hier alle Quality Checks, die möglich sind, im Formunauts System: Erweiterte Qualitätsprüfung
Rating
Filtere hier nach Spenden mit Spender:innnenfeedback. Im Feedback wird nach Sternen gefragt: also 1 Stern bis maximal 5 Sterne.
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