Datensatz Anonymisierung

Damit eure Daten sicher bleiben und wir die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz erfüllen, werden  personenbezogene Informationen nach einem definierten Zeitraum automatisch anonymisiert. Auf dieser Seite erklären wir euch, wann und unter welchen Bedingungen die Anonymisierung stattfindet.

Wann beginnt die Anonymisierung?

Die Anonymisierung hängt davon ab, wie die Daten aus dem System heraus exportiert werden.

 Grundsätzlich gibt es zwei Wege:

1. Export im Adminbereich (manueller Download)

2. Abruf über die API
    

Wenn ihr die Daten über die API abruft, können die Daten je nach Konfiguration entweder automatisch an euer System gesendet oder von euch manuell über die API abgerufen werden. Für den Start der Anonymisierung ist der Zeitpunkt der Rückbestätigung entscheidend.

Ablauf beim Abruf über die API:

1. API Abruf

2. Abrufbestätigung durch euch

3. 30 Tage Read-Only

4. Automatische Anonymisierung

Die Daten werden in der Regel 30 Tage nach dem Abruf über die API anonymisiert.

Export im Adminbereich (manueller Download)

Wenn ihr Datensätze direkt im Adminbereich exportiert und herunterladet:

1. Export / Download im Adminbereich

2. 7 Tage lang sind die Datensätze noch editierbar

3. Anschließend 30 Tage Read-Only

4. Danach automatische Anonymisierung

Die Anonymisierung erfolgt damit in der Regel 37 Tage nach dem Export im Adminbereich.
 

Was passiert, wenn API Rückbestätigung und Export im Adminbereich kombiniert werden?

Wenn sowohl die Rückbestätigung über die API als auch ein Export im Adminbereich stattfinden, entscheidet immer der frühere Zeitpunkt darüber, wann die Anonymisierung startet.

Wenn beide Aktionen am selben Tag erfolgen, hat die Rückbestätigung über die API Vorrang. In diesem Fall beginnt die Anonymisierung nach dem Zeitplan der API.
 

Welche Daten werden anonymisiert?

Folgende personenbezogene Daten werden anonymisiert:

• Vorname

• Nachname

• Stadt

• Land

• E-Mail

• Telefonnummer

• Mobilnummer

• Geburtsdatum

• Titel

• Akademischer Titel

• Signatur

• Bankdaten

• Geschenkempfänger

• Alle zusätzlichen Textfelder
   

Muss ich etwas tun?

Die Anonymisierung erfolgt vollständig automatisch.
Ihr müsst lediglich sicherstellen, dass ihr die Daten rechtzeitig im Adminbereich exportiert oder über die API rückbestätigt.