Kurzfassung

Damit FundraiserInnen das Formular aufmachen können, müssen sie eine Arbeitsschicht in einem Team haben. In diesem Artikel erfährst du, wie du Teams anlegen und bearbeiten kannst, welche Arten von Teams es gibt und ein paar Tipps, die im täglichen Gebrauch nützlich sein können.

Quicklinks

Team-Ansicht

Team hinzufügen

Team-Ansicht

Diese Ansicht zeigt dir alle Teams an, die von dir geändert werden können. Hast du einen Admin-Account sind das im Normalfall alle. Bist du Coach oder TeamleiterIn, siehst du nur die Teams deren Coach oder TeamleiterIn du bist. 

Wenn du nach Teams suchen willst, verwende einfach die Suchleiste. Hier kannst du zum Beispiel nach Organisation, TeamleiterIn oder Tags suchen. Du kannst deine Teams aber auch einfach mit der Filterfunktion, nach Datum und Tags filtern. Weiter unten erfährst du mehr darüber wie Tags funktionieren. Zu guter Letzt kannst du auch die Header-Leiste verwenden um deine Teams nach z.B.: TeamleiterInnen zu sortieren.  

Wenn du die Box links vom Team- Icon anklickst und links unten die Option "Team löschen" auswählst, wird das Team gelöscht. Achtung: Ein Team kann nur gelöscht werden, so lange noch keine Spenden in diesem Team erfasst wurden.

Team hinzufügen

Um Teams hinzuzufügen, klicke rechts oben auf den schwarzen Button „+ Team hinzufügen“. Jetzt musst du folgende Dinge eintragen:

Campaign

Hier teilst du deinem Team ein Spendenformular zu, auf das es später zurückgreifen kann. Achtung: Damit FundraiserInnen das Spendenformular aufrufen können, müssen sie eine aktive Arbeitsschicht haben! Dazu weiter unten mehr.

Petition campaigns

Wenn eine Petitionskampagne aktiv ist, kannst du sie dem Team zuteilen, indem du die entsprechende Checkbox anklickst. Pro Team können mehrere Petitionsformulare gleichzeitig freigegeben werden.

Leader

Wähle einen Teamleader aus, der für dieses Team verantwortlich sein soll. Dazu kannst du entweder auf die Lupe klicken oder du gibst einfach die ersten Buchstaben des Namens oder die ersten Ziffern seines/ihres FundraiserInnen-Codes ein, und ein Drop-Down-Menü zeigt dir die verfügbaren FundraiserInnen an, aus denen du wählen kannst. Der Teamleader ist kein Pflichtfeld, d.h. du kannst auch Teams ohne Teamleader haben.

Teamname

Gib deinem Team einen Namen, um sie in der Teamübersicht schneller identifizieren zu können. Dieser Name wird am Teamleiter-Dashboard, in der Teamstatistik und auf allen Teamreports angezeigt. Gibst du in diesem Feld keinen Namen ein, generieren automatisch wir einen Teamnamen der nach folgendem Prinzip aufgebaut wird: Vorname & Nachname des/der TeamleitersIn + für + Name der Kampagne. 

Coaches

Neu: Coaches, die auch auf den Reporten aufscheinen, werden jetzt getrennt von den übrigen Assistant Coaches, direkt unter dem Leader eingetragen. (Version: 2.10.7)

Diese Funktion ist optional. Wähle einen Coach aus, der dein Team unterstützt und erlaube ihm die Ergebnisse des Teams einzusehen. Ein Coach kann mehreren Teams zugeteilt werden und sieht alle Ergebnisse seiner Teams.

Coaches sind die einzigen BenutzerInnen, die keine aktive work shift brauchen, um das Formular einer ihrer Kampagnen zu öffnen. Beachte aber bitte, dass die FördererInnen, die ein Coach ohne aktive work shift gewinnt, nicht zu den Statistiken gezählt werden und so nicht zur Teamstatistik zählen. Seine Spenden werden ohne work shift außerdem unter „Zu bearbeitende Spenden“ gespeichert und müssen daher später noch einmal bearbeitet werden. Mehr über zu bearbeitende Spenden.

Teamtyp

Hier kannst du festlegen, ob dein Team am Infostand arbeitet oder Door-to-Door wirbt.

Kampagnentyp

Hier kannst du festlegen, ob dein Team ein Reiseteam ist oder Teil einer Städtekampagne.

Start – Ende

Stelle hier den Zeitrahmen ein, in dem das Team aktiv sein soll. Du kannst täglich FundraiserInnen entfernen oder hinzufügen, falls sich im Team etwas ändern sollte.

TIPP: Es ist empfehlenswert die Teams für dieselben Zeiträumen festzulegen, für die man Statistiken etc. benötigt.

Automatische Übernahme von Arbeitsschichten vom Vortag

Dieser Button erscheint erst, nachdem das Team erstmalig abgespeichert wurde und erneut geöffnet wird. Wenn er aktiviert wird, werden alle eingetragenen work shifts für den nächsten Tag, in dem Zeitrahmen in dem das Team existiert, neu erstellt. Neue FundraiserInnen und work shifts können manuell hinzugefügt oder entfernt werden. Bitte beachte, dass dieser Button nur sichtbar ist, wenn dieses Feature auf Kundenebene aktiviert ist. Kontaktiere support@formunauts.com um dieses Feature zu aktivieren.

Tags

Mit diesem Feature können Teams mit Schlüsselwörtern getaggt werden, um sie besser identifizieren oder gruppieren zu können. Früher verwendete Tags werden während dem Tippen vorgeschlagen. Wenn du deinen Tag fertig eingegeben hast klicke Tab oder "," und der Tag wir zu diesem Team hinzugefügt. Jedem Team können beliebig viele Tags zugewiesen werden.

Zum Beispiel:

Du probierst zwei verschiedene Arten von Gesprächen, tagge die Teams entsprechend und filter später welches Team erfolgreicher war.

Team A verwendet seit neustem VR-Brillen, tagge dieses Team, um zu sehen, ob sich die Ergebnisse verbessern.

Mit Tags stehen dir unzählige Möglichkeiten offen – Lass deiner Kreativität freien Lauf.

Zieleinheit / Ziel

Definiere das Ziel und die Art des Ziels, für die Dauer des Bestehens deines Teams: Spendensumme, Punkte oder Anzahl der neu gewonnen FördererInnen.

Standplätze

Hier kannst du deinem Team Standplätze zuordnen (Achtung: Diese müssen vorher unter "Standplätze" eingetragen werden. Standardmäßig sind alle verfügbaren Standplätze aktiv. Wenn einem Team Standplätze zugewiesen werden, gibt es auf dem Formular ein Pflichtfeld, das den Standplatz abfragt. Man kann die Standplatzleiste genau wie die Checkbox 'Arbeitsschichten autom. vom Vortag übernehmen' er nach dem ersten Abspeichern des Teams sehen. Unten kannst du einen Screenshot eines fertig angelegten und abgespeicherten Teams sehen. 

TIPP: Du solltest immer eine Option „Anderer Standplatz“ inkludieren und allen Teams zuteilen. Dadurch kannst du verhindern, dass FundraiserInnen zu einer falschen Angabe gezwungen werden, sollten sie einmal nicht auf einem auswählbaren Standplatz arbeiten.

Assistant coaches 

Assistent Coaches, werden nun in einem eigenen Abschnitt eingetragen (Version: 2.10.7)

Du kannst einen Tag nicht arbeiten und wirst von einem anderen Coach vertreten? Kein Problem, denn seit Kurzem kannst du nicht nur einen Coach ernennen, sondern mehrere. Diese können die Ergebnisse des Teams einsehen und auch FördererInnen schreiben, werden jedoch nicht auf den Reports angezeigt. 

Fundraiser work shifts

Hier fügst du deinem Team FundraiserInnen hinzu und verteilst Arbeitsschichten - die so genannten work shifts. Diese müssen vorher unter "Einstellungen" - "Work shifts" definiert werden. Jeder Account der Zugang zu den Spenden- oder Petitionsformularen braucht, muss hier hinzugefügt werden und benötigt eine work shift.

Standardgemäß beziehen sich die work shifts immer auf das aktuelle Datum. Es können aber auch Schichten für die Zukunft hinzugefügt werden. Um das zu tun, füge unten in der Liste entsprechende FundraiserInnen hinzu und ändere rechts davon das Datum.

Work shifts können zu jeder Zeit editiert werden, aber nur gelöscht werden, wenn in der Zeit der work shift keine Spende erfasst wurde.

TIPP: Vor allem wenn Formunauts zum Ausrechnen der Mitarbeitergehälter verwendet wird, ist es unerlässlich die Arbeitsschichten der FundraiserInnen genau zu erfassen. Für TeamleiterInnen, Coaches und Kampagnenleiter ist es daher wichtig den Überblick über die Arbeitsschichten ihrer Mitarbeiter zu bewahren und sie zu ändern oder entfernen, wenn FundraiserInnen ihre geplanten Arbeitszeiten nicht wahrnehmen.

Hast du alle Daten eingetragen, klicke rechts unten auf "Sichern" um deine Eingaben zu speichern.

Nach dem Sichern kann dein Team dann so wie im Screenshot unten aussehen. Hier siehst du auch die beiden nach dem Sichern hinzugefügten Felder 'Standplätze' (Blauer Balken) und 'Arbeitsschichten autom. vom Vortag übernehmen' (Checkbox neben Datum).